单位部门文件管理规定

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2021-03-28

  为了规范公司的文件管理,制定文件管理规定是必要的。下面小编就和大家分享部门文件管理规定,来欣赏一下吧。

  部门文件管理规定(一)

  一、档案人员岗位责任制

  1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书。

  2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据《档案法》及有关规定,追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

  3、熟悉本单位和本系统业务工作,了解本单位各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。

  4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。

  5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,造具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后,和有关人员一起进行认真负责地销毁。

  6、保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。

  7、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。

  8、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。

  9、做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

  10、在做好单位内部档案管理的同时,还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

  二、档案保管制度

  1、档案实行专人管理,非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。

  2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

  3、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放,资料按类别排列存放。

  4、档案箱、橱进行统一编号,自门口开始从左至右,自上而下编号。

  5、维护档案安全,每个箱橱必须保持整洁,并放置防霉去虫剂。

  6、档案人员调动工作时,应在离职前办理交接手续。

  三、档案保密制度:

  1、档案工作人员必须严格遵守纪律,保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容。

  2、严格档案借阅制度,健全手续,做到万无一失。

  3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

  4、不得擅自摘录、复制档案内容,不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

  5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

  四、档案移交制度:

  1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。

  2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。

  3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。

  4、交接双方必须根据移交目录清点核对,并在交接文据上签字盖章。

  5、档案人员调动工作时,也必须办理上述移交手续,并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。

  五、档案立卷归档制度

  1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

  2、必须按本部门立卷归档分类方案,将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整,由档案人员和各室分别立卷。

  3、每年将有保存价值的文件材料,按照“年度”和文件形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,分类准确,合理组卷。

  4、立卷要做到书面材料规范,排列顺序正确,目录、页码清楚,标量确切简明,保管期限划分准确,案卷装订整齐美观。

  5、文书档案在第二年四月底前立卷归档,其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年六月前移交档案室,其它门类档案的移交按有关规定执行。

  6、各处室归档的案卷必须编制移交目录,向档案室移交,交接双方按移交目录清点核对,并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查,及时登记,编目上架。

  7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

  六、档案统计制度:

  1、建立、健全科学的档案统计工作,准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

  2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐,做到数字准确。

  3、坚持做好档案资料统计的基础工作,做好平时原始数据登记工作,注意积累统计资料。

  4、每年对全部档案资料进行全面检查,并做详细记录。

  5、逐步实现统计工作完整性,统计分类标准化,统计基础工作规范化。

  七、档案的开发利用

  1、充分利用档案为教育教学服务。

  2、查阅档案时必须保持案卷整洁,严禁涂改。

  3、对档案的利用要及时登记。

  八、检查与考核

  1、档案工作应列入学校和各部门工作计划,并列入有关人员的职责范围及工作标准。

  2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查,并作为考核有关部门、有关人员的依据。

  本回答由企业管理分类达人 李雪推荐

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  zxy22334455

  2011-03-11

  档 案 管 理 制 度

  一、 为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。

  二、 归档范围:公司的规划、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

  三、 档案管理员的职责:

  1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策。严格遵守《档案管理法》。

  2.积极参加档案工作的对外协作活动。

  3.集中统一管理公司各类档案资料,努力学习档案专业知识,不断提

  高档案管理水平。

  4.定期检查档案,做到档案无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀,无失、泄密事件。

  5.做好借阅和利用效果登记;做好检查、借阅、回收、整理归档工作;做好分类和综合工作。

  6. 保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

  四、 档案的借阅

  1.因工作需要,公司员工需借阅档案时,由部门经理核批。

  2. 公司档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

  3.档案借阅者必须做到:

  ① 爱护档案,保持整洁,严禁涂改。

  ② 注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

  五、档案的销毁

  1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

  2. 当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

  3. 凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。

  4. 经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

  5. 在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

  部门文件管理规定(二)

  一、总则

  1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合公司的实际情况,特制订本制度。

  2、文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,公司上报下发的各种文件,同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。

  3、公司文件由办公室统一管理和存档。

  一、 文件的分类

  1、 外收文:公司从外部接收的政府文件。

  2、 外发文:以公司名义向外部发送的文件。

  3、内行文:公司内部下发的文件,分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件。

  三、 内行文的管理

  1、 内行文的范围:

  凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报,均属内行文范围。

  2、 内行文的编号

  各部门发放文件之前,应交至办公室统一编号并留存一份(见附件一《编号规则》)。 3、格式要求(附件二)

  ⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。

  ⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数,其中总页数用“()”括起。

  ⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门,签发人。

  ⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。

  ⑸、正文使用小四或四号宋体,行间距1.5倍。

  ⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。

  ⑺、公司全称:在落款、合同文本等情形必须用全称。

  注:主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层,抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。

  4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核,对不符合格式要求的,有权退回并按要求格式改正。

  部门文件管理规定(三)

  为《全面推进依法行政实施纲要》,进一步规范*市各级行政机关规范性文件管理,推进政府法治建设,制定本办法。

  一、规范性文件的概念

  规范性文件是指各级人民政府及其派出机关、县级以上人民政府所属工作部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织,在法定职权范围内依照法定程序制定、发布的针对不特定的多数人和特定事项,涉及或者影响公民、法人或者其他组织权利义务,在本行政区域或其管理范围内具有普遍约束力,能够反复适用的行政措施、决定、命令或者指示等行政规范。

  二、规范性文件的制定要求

  (一)符合法律、法规、规章;

  (二)语言准确、简明,符合国家行政机关公文格式;

  (三)不得设定行政审批、行政许可、行政处罚、行政强制事项;

  (四)不得设定行政性事业性收费;

  (五)政府所属工作部门制定的规范性文件,标题中不得冠以行政区域名称;

  (六)对社会、公民具有普遍约束力的规范性文件必须在媒体上公布。

  三、规范性文件的备案审查

  (一)备案审查原则

  有件必备、有备必审、有错必纠。

  (二)备案审查机关

  政府法制工作机构负责本级人民政府和政府办公厅(室)规范性文件的备案报送和本级人民政府所属工作部门以及下级人民政府规范性文件的备案审查。

  政府工作部门的法制工作机构负责本部门规范性文件的备案报送。

  实行垂直领导工作部门的法制工作机构负责本部门规范性文件的备案报送和本系统下级机关规范性文件的备案审查。

  几个部门联合制定的规范性文件,由主办部门负责备案报送。

  (三)备案审查要求

  规范性文件制定机关应在文件制发之日起*日内向备案审查机构报送规范性文件备案报告1份、正式文本2份、起草说明(内容包括:制定规范性文件的依据、必要性和过程,所要解决的主要问题,其他需要说明的问题)2份,同时报送电子文本。未经审查的规范性文化不得公布施行。

  (四)备案审查内容

  1、是否超越权限;

  2、是否与法律、法规、规章、政策或者上级规范性文件相抵触;

  3、是否与其他规范性文件对同一事项的规定相一致;

  4、内容是否适当,程序是否合法;

  5、其他应当审查的内容。

  (五)备案审查程序

  备案机关的法制工作机构对规范性文件进行审查后,根据不同情况作出如下处理:

  1、规范性文件与法律、法规、规章相抵触或者不适当的,会同制定机关按规定修改。制定机关在期限内不予修改的,该件不得公布施行。

  2、规范性文件之间相互有冲突的,进行协调,协调不一致的,提出处理意见报本级人民政府决定。

  3、规范性文件制定程序、公布形式不规范或者存在技术性问题的,通知制定机关限期处理。

  规范性文件制定机关要加强已执行规范性文件清理工作,凡与国家法律、法规、规章相抵触的,要自行修改或废止;未修改或废止的,由法制工作机构报请同级人民政府批准后,予以变更或撤销。

  四、规范性文件的公布

  (一)市政府、市政府办公厅及市直各部门制定的对社会具有普遍约束力的规范性文件,应当在《*日报》和政府网站上公布;

  (二)县级人民政府及其所属工作部门,乡、镇人民政府和街道办事处制定的对社会具有普遍约束力的规范性文件,应当在其公告栏公布(公布时间不得少于30日),并在当地新闻媒体发布消息;有条件的,应当同时在本级政府网站公布。

  (三)未向社会公布的规范性文件不具有普遍约束力。

  各县(市、区)人民政府、市属行政机关违反本办法的,市人民政府法制办应通知其限期执行;拒不执行的,可报请市人民政府给予通报批评并限期改正。

  本办法自公布之日起施行。《*市人民政府规范性文件备案规定》同时废止。