做秘书最基本的条件

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2021-03-28

基本上每个企业都会有秘书这个岗位,秘书职员其实要做的工作很多,做秘书也是会有做秘书的基本条件的。下面是小编为你整理的做秘书最基本的条件,希望对你有用!

做秘书最基本的条件

一、 熟悉企业文化、了解公司整体工作流程。

二、 了解秘书的职责、工作内容、工作权限。

三、 在工作中加强学习,提高自身素质

树立终身学习的理念,不断充实自己,提高自身能力,注重平时积累。学会取长补短,总结实践经验,克服自己的缺点,丰富自己的能力。在工作中积极领会领导精神,争取不出现大的错误,能够及时有效的处理各种日常事务,提高自己的各方面能力。

四、 秘书要具备专业素质

1、 写作能力

文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功。秘书从事各种应用文的写作,要求熟练掌握各种应用文体的写作技巧,迅速准确地撰写出观点正确、内容充实、结构严禁、表达流畅、格式规范、文笔精练的各类应用文。一定要掌握各类文稿格式、行文和内容要求,从谋篇布局,遣词造句,行文格式,甚至是标点符号,都要认真揣摩,细致研究,逐字逐句推敲,力争做到完美。

2、 言谈能力

语言能力是秘书的基本功之一。秘书人员语言能力的基本要求是:鲜明准确,简练明晰,口齿清楚,语速适中,措辞得体,切合身份。

3、 辨别是非能力

秘书人员工作于领导身边,又介于领导和群众之间,在提供信息、综合协调、接待来访、解决问题等方面,必须明辨是非,处理得当。

4、 分析综合能力

分析综合,就是要善于透过现象看本质,从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性。秘书人员能否较好地发挥参谋助手的作用,很大程度上取决于分析综合能力的强弱。因此,秘书要自觉以科学的理论来指导自己的工作,提高思维能力,善于从多种思路、多种方法来探求同一种事物,尽量做到举一反三,触类旁通。

5、 随机应变能力

秘书承担大量事物性工作,常会出现一些意外的情况,这就要求秘书人员要有遇事不慌、处事冷静的应变能力,处理问题既要符合原则,又要机动灵活。

6、 协调能力

搞好协调是秘书部门的一项经常性工作。秘书人员的协调能力是指在领导的交办下,积极主动地沟通信息,调节关系,统一步调,促进工作灵活运行,提高工作效率。一是对上协调,树立全局意识。要站得高,看得远,想得深。二是横向协调,树立商量意识。凡是由秘书办的事情,在酝酿、处理、决策之前,都要注意及时与有关部门协商沟通。三是对下协调,要树立服务意识。在协调中要谦虚谨慎,摆正位臵,搞好服务,出好主意。

五、 秘书一定要有良好的道德品质

秘书,一定要有良好的道德品质,踏实肯干,敬业奉献,堂堂正正做人,踏踏实实做事,在工作中一定要主动、细心、周到、忠诚。工作要一丝不苟,言谈举止要得体,都是一个合格秘书应该具备的素质。

如何当秘书

秘书工作是人生的必修课

人生有很多东西要学,说秘书工作是人生的必修课,而不是选修课,是因为向秘书工作这样能让人在较短的时间里学到这么多东西的职业,还确实不多。做秘书工作,虽不能说尝尽人生的滋味,但确实能了解不少人生的真谛。

秘书工作是人生的炼狱。秘书不属于自己,秘书必修根据自己服务的对象----领导的个性改变自己,必修淡化自己的个性。

从生活习惯来看,秘书起居不定,没有节假日,不分白天黑夜,随时处于工作状态。因此,秘书必修能吃苦,能吃亏,毫无怨言。从个人得失来看,秘书要看淡领导的表扬,看重领导的批评,做到宠辱不惊,决不能飘飘然,昏昏然,用佛家的话来说,校看破、放下。 秘书工作集酸甜苦辣于一身。有一个段子是这样描述秘书工作的:

“领导未讲我先讲,试试话筒响不响;领导未上我先上,试试电梯晃不晃;领导未尝我先尝,看看菜里放没放糖。”形象地道出了做秘书的滋味。可以说,秘书工作集酸甜苦辣于一身。

酸:秘书常常是出气筒,是废纸篓,甚至要承担责任,代人受过。甜:秘书虽然是默默无闻的工作,但也有成功的时候,也有风光的时候。

苦:秘书很少有不被误解的,当秘书在一件事做得不好或留下败笔而遭到他人误解而无处诉说的时候,内心苦不堪言。

辣:这是一种混合的感觉。每一个秘书都有一本难念的经,成功与失败、光荣与失落、捧与骂、虚与实等,让人不堪回首,但有回味无穷。总之,秘书窑洞的辩证法。

秘书要会用“势”

一是度势。

作为秘书,必修具备审时度势的能力。面对风云变幻的世界,不仅能正确分析国内外形势,还要对本地区、本部门、本单位所处的优势、劣势了然于心,更要了解领导的心思。否则,会弄巧成拙,适得其反。

二是借势。

借势要有技巧,也要有胆略。一种借势是秘书要面对各种有利条件,运筹帷幄,超前谋划,使工作更上一层楼。还有一种借势,是当秘书面对突如其来的危机时,能化危机为机遇,画被动为主动,显示出高超的处置危机能力,塑造良好形象,提高知名度,但这种借势难度更大。当前,上访事件不断增多,对秘书要求更高,这也是一种新的考验。

三是蓄势。

冰冻三日,非一日之寒。所谓蓄势待发,就是要求秘书不要急于求成,急功近利,要做得住冷板凳,扎扎实实多做些工作,在蓄势中完善自己,创造机遇。

四是造势。

相对于度势,借势来说,造势难度更大。但成功的秘书不仅仅被时势所造,同时也蒙能造势,改变领导的观点,影响领导的决策。其实,这种目的达到之时,也是秘书成功之日。

秘书要学会的工作。

一要学会适应。

秘书是客体,只有适应的权利,秘书只有适应了主体(领导),才有发展的空间。对于工作节奏快的领导,你办事要雷厉风行,所写的报告也要多用排比句;对于性格温和的领导,你要思维缜密,所写的报告要语句平实。

二要学会选择。

当秘书,面读的诱惑很多。要在诱惑面前体现出政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬,就必须正确处理舍与得的关系,学会选择。选择是一件痛苦的事情。选择,从一定的角度来讲,就是放弃,,李真就是因为不知放弃,最终落了个身败名裂的下场。

三要学会变化。

秘书应学会以变应变,以变制变,与时俱进。秘书在领导身边工作,和领导一起面对复杂多变的领导环境和突发事件,因此必须学会应对各种变化着的情况,冷静分析,以变制变。只有不断的顺势而变,才能无往不胜。

四要学会开放。

开放是一种形象。形象至关重要,一个开放的、与人为善的形象,是秘书成功的关键。秘书工作需要秘书善于交际,八面玲珑,左右逢源,塑造一种开放的现代形象,性格内向是做不好秘书工作的。开放是一种魅力。一个人能够脱颖而出,最重要的原因是个人魅力。要把自己塑造成又魅力之人,与影响力之人,那就学会开放吧,在开放中充实自己,在开放中与人为伴。

五要学会把握。

要把握方向。方向比速度更重要,方向错了,跑得再快,也是白袍。把握住方向,审时度势,是秘书的一项基本功。否则,就会整天忙于事务,忙忙碌碌而一事无成。要把握全局。秘书写材料有一个秘诀,即“关起门来当领导”。所谓关起门来当领导,就是要求秘书学会换位思考,以领导的目光把握全局,思考问题。要把握关键。抓住了关键,就抓住了根本。把握全局冰湖意味着眉毛胡子一把抓,而是透过想想看本质,抓住重点,带动全局。

六要学会沟通。

沟通是一门学问,也是一种才能,秘书要学会和各种人打交道,并且成为各界人士的朋友。只有沟通好,才能触类旁通、一通百通,才能了解信息、掌握实情。信息的交流是双向的,尽管现在有多种了解信息的渠道,但与人的沟通和交流是最直接、最真实的,只有与人沟通好了,才能赢得人们的好感,获得发展的机会。沟通是一种做人的姿态,在沟通中可以了解别人,展示自己,争取发展的空间。

七要学会主动。

一味的被动,往往是无能的表现。秘书虽处于被动地位,倒要有主动的意识。要主动谋划,未雨绸缪;善于抓住领导的意图,把领导朦朦胧胧的思想变成美好的现实;要主动介入,掌握工作的主动权。当秘书要耳提面命,但也要灵活机智,要画被动为主动,有些工作要尽量做的超前些。

八要学会坚持。

监事需要韧性,坚持形成个性,坚持就是胜利。我们经常说,咬紧牙关,挺一挺就过去了,也是这个意思。要坚持办事的原则,坚持做人的底线。对秘书来说,重要的是坚持依法办事,按制度办事,按规矩办事。

总经理秘书岗位职责

1.总经理、副总经理日常行程的安排。

2.总经理、副总经理涉外活动的陪同和翻译。

3.需要总经理、副总经理报批的公司相关文件的翻译和管理。

4.处理总经理、副总经理交付的其他具体事务性工作。

5.往来客户的接待工作。

6.公司日常文书的翻译。

7.公司日常行政辅助工作。

秘书的职业素养

市场经济的快速发展带动了秘书专业人才需求市场的升温,各行各业都离不开秘书人员的作用。秘书在我国只要是指为党和政府机关,社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。因此,秘书人员的职业素养对秘书作用的发挥,辅助和服务职能水平很关键。虽然秘书总体可以划分为:政务性秘书、事务性秘书、专业性秘书。这三类秘书所要求的专业技能各不相同,但是秘书人员的职业素养具有共同点。下面我就从几个方面进行总结。

一、知识素养

知识素质是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面,经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。由于秘书日常工作琐碎繁杂,要求秘书人员成为综合性人才,广泛涉猎,既有过硬的专业知识,又要有广博的知识面。

第一、基础知识。包括政治、文学、法律、历史、地理等相关知识,虽然这些知识看似可有可无,但却在无形中散发出魅力,有助于人际关系、工作能力的提升。比如时事政治相关知识,秘书人员在公文写作过程中,应该结合国家有关政策规定起草文件,了解相关领域规范,忌与政府政策、国家大政方针相抵触。

第二、专业知识。在许多高等学校教育中,秘书专业的专业基础课程包括:公文写作、档案管理、秘书实务、秘书礼仪等课程,笔者非常认同,秘书人员的“笔杆子”、参谋助手的作用都需要扎实的专业技能知识,是秘书人员知识素养金字塔的底基。其中,写作能力最为

单位、领导所看重,政府机关、事业单位日常公文写作,企业、团体的宣传报道,会议、活动的策划,演讲等都需要秘书能够挥洒自如。 第三、辅助知识。包括餐桌礼仪、接待导游、外语翻译、风俗习惯等,这些知识都需要秘书人员的用心积累,丰富的辅助可能会弥补基础、专业知识的不足,帮助领导分担不必要的负担,让领导能够更专心地处理重要的事物。比如,在酒席上,需要秘书人员能够营造和谐融洽的氛围,使来客宾至如归,同时适当的替领导挡酒,为领导及来客添杯换盏,介绍菜系等都属于秘书人员应该做的事情。

二、能力素养

能力是直接影响活动的效率,是活动顺利完成的个性心理特征。企业高层管理者都希望找到一个具备全面能力的全才型秘书,来减轻负担更好的辅助开展工作。因此,要求秘书人员具备多种能力,包括文字表达能力、外语能力、应变能力、逻辑思维力等,以下按照重要性来总结秘书人员应具备的能力素养。

第一、组织协调能力

秘书起上传下达的桥梁作用,是联系各部门和领导之间的使者。一方面,在领导决策前,秘书人员需要通过与各部门沟通,了解各部门情况信息,为领导决策提供信息咨询。另一方面,在领导作出决定后,需要各部门共同去执行,并跟踪执行情况及时反馈。这些都需要秘书人员具备较强的组织协调能力,与各部门保持良好的关系。 第二、记忆力

记忆是指人脑对过去感知过、经历过的事物的反应。秘书所从事

的工作是事务性工作,需要细心和记忆能力。公司人员名单、项目客户名册、领导的日程安排、领导临时交办的事都需要有强大的记忆力去完成,稍有差池就会酿成大祸。

第三、应变能力

面对突发情况,要求能及时做出反应,快速应对。秘书人员直接服务于领导,因此秘书人员工作涉及面广,需要陪同与各种各样的人打交道,而在工作中常常会出现一些意想不到的事情,需要秘书人员能够灵活应变。面对领导的含糊其辞时,需要秘书根据领导心里特征进行揣摩做出反应;当领导不想接待某位来客时,需要秘书委婉的替领导挡驾圆场;面对领导的意气用事,需用秘书运用语言艺术进行进谏。

第四、逻辑思维能力

逻辑思维能力是指正确、合理思考的能力。无论是说话还是秘书写作,都需要秘书具有较强的逻辑思维能力,能够条理清晰、准确无误的表达思想。日常工作中,秘书人员的思维习惯会影响其行为能力,能够按照领导日常行事风格来为领导服务,往往能得到领导的信赖。尤其在秘书写作过程中,虽然秘书写作具有法定性、严肃性和简洁性,但并不影响合理逻辑思维的发挥。

三、角色定位

秘书人员作为辅助服务型人员,既不是人们眼中的“花瓶”角色,也没有被人敬仰的“位高权重”地位,秘书人员要摆正自己的位置,明白自身角色。

秘书直接为领导服务,常伴领导左右,陪同领导出席重要场合及接待重要客人,应该说有一定的权威,但是不能据此居功自傲,目中无人,擅自越位。可能有时候,领导作出了让人匪夷所思,甚至根本是错误的决定,不能自作主张的更改领导的意思。同时,领导可能会安排你处理个人生活中的事务,这就需要秘书人员能够守口如瓶,赢得领导的信任。要学会甘当背后角色,秘书工作的性质特点往往会让秘书成果隐蔽化,往往付出了许多时间精力不被别人发现认可,这就需要具有良好的心态。总的来说,秘书人员需要定位好自己的角色。