邮件的格式范文_电子邮件范文

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2021-03-28

电子邮件如今作为因特网上应用最广的网络服务,已经成为人们日常工作和生活不可或缺的通讯手段之一。下面是小编为你带来的邮件的格式范文,欢迎参阅。

电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短,不要让outlook用….才能显示完标题。

3. 最好写上来自__公司的邮件,以便对方一目了然,又便于留存。时间可以不用注明,一般邮箱会自动生成,写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多宗事情,以便于日后整理。 6. 可适当用使用大写字母字符(如“_ !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE一大串。

8. 最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式,称呼是第一行顶格写。 3. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意, 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式,“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格,而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1. Email正文要简明扼要,行文通顺。

若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份,姓名或你代表的企业名称是必须

通报的以示对对方的尊重,点名身份应当简明扼要,最好是和本邮件以及对方有关,主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

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尊重对方,请、谢谢之类的语气要经常出现。

3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

四、附件

1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。

2. 附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。 3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。

4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。

5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用。 6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1. 只要必要的时候才使用英文邮件。

2. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文,准确表达邮件中涉及的问题。 4. 选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体,英文就用Verdana 或者 Arial字型,字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不要用背景信纸,特别对公务邮件。

六、结尾签名

1. 签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但不宜行数过多, 一般不超过4行。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配,字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后,即刻回复对方一下,往往还是必不可少的, 这是对他人的尊重,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应

该及时的回复收到,说明正在处理。

如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当答复问题的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案。

3. 回复不得少于10个字

4. 不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不畅,说不清楚。此时

应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结,删减不必要的内容,突出有用信息。

5. 要区分Reply和Reply All (区分单独回复和回复全体)

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。 如果你对发件人提出的要求做出结论响应,应该reply all, 让大家都知道,不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚,或者有不同的意见,应该与发件人单独沟通,讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前,要再三确定。

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中制定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考,无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC(区分收件人、抄送人、密送人)

1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。

2. 而CC的人则只是需要知道这件事情,CC的人没有义务对邮件予以响应,当然如果CC的人有建议,当然可以回复。

3. 而BCC是密送,即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。

4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低到高都可以。 5. 只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源 6. 转发邮件要突出信息

邮件的格式范文1

尊敬的领导:

您好!

感谢能与领导有会面之缘,但愿您能抽暇审阅我的求职信;并期盼能加入到贵公司的行列之中,和同事们风雨同舟,与时俱进!

近日获悉贵公司征聘设计师职位,我对设计这个行业有着十分的兴趣和爱好,也相信自己凭着对此行业的浓厚兴趣和热爱,通过进一步的学习和锻炼,能胜任设计师这个职位。我的相关情况如下:

2005至2007年毕业于安徽广播电视大学芜湖分校,电子商务专业,在校期间就对设计行业非常的渴望,曾自学3Ds ma_、Auto CAD、Photoshop、Dream weaver,还了解CorelDRAW、Illustrator,并且对这些设计软件非常的爱好,对自学的那些已掌握了一些基本的操作,能绘制一些基本的实物图,然而我并没有满足,更没有放弃,还一直在自学。只可惜自学总归自学,并不能完全掌握,所以一直都在寻找一个能实践的平台,希望自己能如愿以偿!另外,我虽不是计算机专业,但自信对计算机的了解和操作不比计算机专业的学生差!

在校学习的课余时间里,只要是谈论或者实践有关计算机方面的知识,我都会与学友一起讨论和学习!那时就已熟练掌握Office办公软件,曾在社区做过兼职文员。学习之余还通过在网上了解电脑知识,代朋友组装了一台在当时配置很好的电脑,从而也就使自己在电脑硬件知识方面有了很大提高!

现在已毕业一年多的我,也有过一些工作经历,做过销售员、商场管理、售后服务、电脑技术员。其中最喜欢的就是电脑技术员了,主要是电脑系统及软件和企业网络的的维护,虽然也学了些东西,但感觉学的还是太少了,简直就是九牛一毛,所以就还一直在寻找一份与电脑和设计相关的工作,朝着自己最感兴趣最有潜力的方向去发展!

今日得知贵公司有与此相关的工作岗位需要招人,就以最大的诚心和信心来送交自己的简历和求职信,我相信以自己对工作认真负责的态度,以自己比较深厚的基础和专业爱好跟兴趣,凭着对自己负责的心理和有着十足的信心把工作做好的决心,再加上您公司能录用我,给我提供平台的上好条件,我肯定能胜任此工作职位,并且相信贵公司能让我拥有施展才能的另一片天空,我也会通过自己的努力让贵公司的事业更上一层楼。

随信附有我的个人简历。如有机会与您面谈,我将十分感谢。即使贵公司认为我还不符合你们的条件,我也将一如既往地关注贵公司的发展,并致以最诚挚的祝愿。

期盼您的回音!

此致

敬礼!

邮件的格式范文2

尊敬的领导:

您好!

感谢您在百忙之中阅读我的自荐信。我叫___,我是___2011届一名大专毕业生。在校三年来,所学专业为汽车检测与维修技术,我想应聘的岗位是一名汽车维修工。

通过长期以来的学习和实践,对这一领域的相关知识,也有一定的理解和掌握。无论是在学校学习还是实践做工,我都认真对待,学会了与人合作、互相帮助、相互信任等等。我顺利的通过了计算机一级考试,英语国家三级考试,考取了C1驾驶证。

贵公司如果需要一名严谨、务实、团结、勤奋的员工,我会是一个合格的应聘人。恳请贵公司能给我个机会展现自己,我会尽自己最大的努力为贵公司做出更大的贡献!我殷切的期望能够成为贵公司的一名员工,以我的勤奋刻苦、顽强拼搏的精神为贵公司的事业添砖加瓦。

此致

敬礼!

邮件的格式范文3

尊敬的领导:

您好!

非常感谢您在百忙之中抽出时间,阅读我的资料,给我一次迈向成功的机会。作为一名中专学生,我热爱我的专业并为其投入了巨大的热情和精力。

在两年的学习生活中,在师友的严格教益及个人的努力下,我具备了扎实的专业基础知识到运用、3D、CD、photoshop等许多方面,能熟练操作计算机办公软件,通过对这些知识的学习,我对这一领域的相关知识有了一定程度的理解和掌握。

在校期间我积极参加社会活动,抓住每一个机会来锻炼自己。虽然实践活动中遇到过很多困难,但我从来没有放弃,因为我知道,困难会让我在挫折中成长。

我相信经过自己的勤奋和努力,一定能做出应有的贡献。手捧菲薄求职之书,心怀自信诚挚之念。如能成为贵公司的一员,我从现在做起,虚心尽责,勤奋工作,在实践中不断学习,发挥自己的主动性,创造性,竭力为公司的发展添一份光彩。

此致

敬礼!