文秘需要具备的基础能力

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2021-03-28

秘书人员的专业能力,主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。有些特殊的秘书还需要掌握另外的技能。下面是小编为您精心整理的文秘需要具备的基础能力。

文秘需要具备的基础能力篇一

文秘基础:公文写作

文秘是随着科学与经济的高速发展,信息传播的急剧膨胀,社会竞争日趋激烈而同时产生的一门新兴现代科学管理专业。作为一种全球性职业,文秘工作也显得越来越趋于现代化、科学化与专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息的交流等方面发挥着越来越重要的作用。出国留学网小编为您提供文秘专业就业前景。

一、 指出下面文书中哪些属于行政公文,事务文书与商务文书。

1、 行政公文

是在指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的主要工具,(通常被称为通用公文,在经济、司法、企业、商务、科技等各行各业的日常工作中常用)

共有13种行政公文:

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。(决议属党委机关专用)

共有事务文书如下:

传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、会议记要、计划、总结、述取报告、讲话稿、(这是机关、单位、团体和个人为处理日常事务所用公文)。

共有商务文书如下:

这是机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书,意白书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。

二、 根据下面内容,拟人写一份公文,要求具有眉首、主体、版记。公文正文可略写。

2006年6月30日,海天电器集团就做好安全保卫工作事宜,给各公司下发了通知。发文字号是海天电[2006]79号。(注:我们要写的公文是一份通用公文也属于行政公文。

文种是通知。

通用公文的格式要素为(1)眉首、(2)主体、(3)版记三个部分。红色反线以上的个要素统称为眉首;红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间各要素统称为主体;主题词以下的各要素统称为版记。

1、 眉首的各要素:(1)公文份数序号 (2)秘密等级 (3)保密期限 (4)紧急程度

(5) 发文机关标识 (6)发文字号 (7)签发人 (8)线色反线

2、主体的各要素:(1)公文标题 (2)主送机关 (3)正文 (4)附件

(5)成文日期 (6)印章和附注等

3、版记的各要素:(1)主题词 (2)抄送机关 (3)印发机关 (4)印发日期

(5)版记中的反线等

因此该公文的格式应为:

0000001 机密_一年

海天电器集团文件

海电[2006]79号

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关于海天集团就做好安全保工作的通知

各分公司:

为了...........

特此通知。

海天电器集团

2006年6月30日

主题词:安全 保卫 通知

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抄送:集团各科室

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海天电器集团办公室 2006年6月30日印发

三、 以拟写工作总结为例,说说材料工作的4个环节。

第一个环节——材料的占有。在工作总结中主要是要收集做过什么成绩,有什么样的收获,有什么经验和体会或教训,今后有什么打算和努力的方向等。

第二个环节——材料的鉴别。在工作总结中主要是要导找哪些是有价值的信息材料,可以放在工作总结之中,给人以学习,仿效或教训等。

第三个环节——材料的选用。(1)围绕主题选择材料,能够有力地说明,突出主题的材料“放行”和主题无关的材料再生动也得忍痛割爱;(2)选择典型材料:即具有广泛代表性和强大说服力的,能深刻得揭示事物本质的材料:(3)选择真实准确的材料。即确有其事不是胡编的,准确可靠没有任何的夸张;(4)选择生动新颖的材料。即发现,挖掘不准人知的材料以及生动有趣的材料。

第四个环节——材料的使用。注意两点:(1)恰当安排材料的先后顺序。以工作总结为例,首先要有前言主要介绍基本情况、背景、交待什么时间内、什么情况下、做了些什么工作、有何成绩。第二主体,属于总结的重点部分。如属于汇报性总结,则主要写回顾与思考;如属于经验性总结,则主要写做法与体会。第三结尾。以简洁笔融概括全文,并展观打算等。总之总结写法要宜于别人的思维习惯所接受。(2)确定材料的详略程度:A根据主题的需要确定材料的详略。对表现主题的骨干材料宜详,中心材料宜详、典型材料要详,其他的宜略。B根据文体的特点确定材料的详略。不同的文章体栽特点不同。公文的饿特点是直言“说”明,故说明部分详写,议论、叙述略写;说理部分详写,引述略写;叙事详写,议论,说明略写。

四、 指出下面词语各属于应用文书的哪类专用语言。

A根据`````特通告如;B、收悉;C、转发;D、特此专复;E、关于;F、本部门;G、为了;H、会议认为;I、会议指出;J、不同意;K、原则同意;L、请予复函;M、请审阅;N、贯彻执行;O、现将有关事项通知如下。

应用文书具有独特的专用语言,常见的有以下8类:

1、 开头用于,如以上中的“为了”、“关于”。

2、 承启用语,如“根据`````特通告”“现见有关事项通知如下”。

3、 引述用语,如“收悉”。

4、 批转用语,如“转发”。

5、 称谓用语,如“本部门”。

6、 经办用语,如“会议认为”“会议指出”“贯彻执行”。

7、 表态用语,如“不同意”“原则同意”。

8、 结尾用语,如“请予复函”“请审阅”。

五、 为什么应用文书较多运用叙述,议论和说明方式,而很少使用描写,对话和抒情方式?

应用文书以实用为目的,故很少使用描写、对话、抒情,而较多运用叙述、议论、说明等方式,以陈述情况,阐述观点或说明问题。

(叙述六要素:时间、地点、人物、事件、原因、结果。议论文三要素:论点、论据、论证,每一段完整的议论都由三要素构成。分为立论与反论,说明的方法有3种:一是定义和表述,二是分类和比较,三是数字和图表。)

文秘需要具备的基础能力篇二

文秘基础:沟通能力

一、 文秘工作为什么要重视沟通技能?

沟通是人与人之间产生活力的源泉,也是人群行程凝聚力的基础。沟通的效果和沟通对象的理解以及参与沟通的态度,程度紧密相联。所以学会与人良好的沟通能力是秘书最基础也是最重要的技巧之一。

二、 沟通的基本要素和过程

1、 有效沟通的基本要素:首先要有效沟通的前提,比如相互尊重、相互理解。 然后是把握沟通的关键,比如有效倾听、构建良好的倾听环境、克服倾听的障碍、实现有效倾听的准备、提问要分清类别和适用的问题形式、自信地提出要求、学会礼貌拒绝等等。

2、 有效沟通有哪些原则原则:

A、“7C”原则 (1)可信赖性(彼此信赖)

(2)保证沟通计划与沟通环境的一致性

(3)内容(准备好进行沟通的信息内容)

(4)明确性(简单明了的语言)

(5)连贯性(不要忽视补充新的信息内容,对客户进行必要的跟进,联系)

(6)渠道(尽量选择已经有的,客户习惯用,熟练使用的信息沟通渠道)

(7)准确判断接受能力(对方的接受能力了解后有针对性地表达信息)

B、用心去听,不要在乎对方的表达方式(这是避免冲突的重要条件)

C、积极去想,分析出弦外之音(限于一些复杂的因素影响,有些沟通目标不会被直接表达出来,这就需要我们去理会)

3、 有效沟通的目标:(1)说明事物(2)表达情感(3)建立联系(4)和谐工作环境

4、 有效沟通的过程:(1)做好沟通前的准备(明确自己的目标,对方的背景)(2)确认对方的需求(3)正确地阐述自己的观点(4)关注对方的反应(5)实施有效的提问(6)积极、认真地倾听(7)及时确认,应对(反馈)(8)适时进行总结。以上1和4是本题的答案其它为了解或补充可以可以不答。

5、 需要沟通的工作关系:(1)与客户沟通)(2)与同事沟通(3)与上司沟通

三、 说明秘书沟通的方法和技巧

1、 及时明确沟通对象(用以下两个方法来帮助自己:一是熟悉制作和使用必要的沟通记录工具;二是恰当询问回使已有的信息更具有针对性)

2、 了解沟通对象的行为习惯和工作风格

3、 正确选择沟通渠道(面谈、书面、会议、演讲、电子媒介等)

技巧:面对面谈话的技巧——礼貌,尽快记住对方的基本情况语言精简明白、互动、投机和谐。

书面沟通技巧——充分利用协作技巧来丰富自己的书面内容。

会议沟通技巧——友善、资料完善、尊重与会代表并感谢光临。

演讲沟通技巧——注意话题,调整好的心情,短少精干,注意语言魅力和艺术,注意开场和结尾。

电子媒介沟通技巧——了解最新电子媒介的优势,使用各种载体时注意文字的应用不能让私人私公司的秘密在网上传播。

文秘需要具备的基础能力篇三

文秘基础:写作能力

文秘的专业知识就是写文,办会,办事。写文就是要撰写文章,各类文种的写作,比如说:请示,批复,报告,通知,通告,意见,合同等等。办会就是要完善组织各类会议。办事就是有一定办公室能力。

一个称职的秘书,必须具有运算、规划、策划和执行能力。文字的表达是最重要的,也是文秘工作的基础和重中之重。可以这么说,绝佳的文字表达能力,是文秘“看家”的本领。

如何提高文秘的写作能力呢?具体说来,以下几点很关键:

首先,要端正态度,培养兴趣,主动地学好文秘写作。

不管干什么事情,必须有正确的态度和浓厚的兴趣,这样才有动力,才乐于去干,并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作,是一种复杂、精细的精神生产,是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动,决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出:“在工业社会向信息社会过渡中,有五件‘最重要’的事情应该记住,而其中的一件就是:在这个文字密集的社会里,我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的‘读写技能’,首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力,也就是应用写作能力。”与此同时,我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣,变被动为主动,变要我学为我要学。爱因斯坦说过:热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣,热爱写作,热爱到“忘我”、“痴迷”的程度,“衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴”,“每有会意,便欣然忘我”,乐此不疲,如饥似渴地去钻研,废寝忘食地去琢磨,持之以恒,这样就一定会学得好,学得入门,就会不断地取得进步。

其次,学习文秘写作基础知识,借鉴优秀作品。

写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说:“写作无秘雇作文有要道”,“定体则无,大体须有”,这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材,就是前人文秘写作经验的科学总结,就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

要提高文秘写作能力,还应有意识地选读一些范文,以作借鉴。鲁迅说过:“凡是已有定评的大作家,他的作品,全部就说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出,也就不能领悟。我们也应认识到:读书是读他人之书,作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养,经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套,模仿抄袭,“依葫芦画瓢”。

最后,要勇于实践,坚持多练习、多修改。

写作是一种技能,技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练,这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写,那就会眼高手低,所学到的确良知识,将无用武之地,写作水平也就止步不前。天道酬勤,勤能补拙。只有勤学若练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真正学到本领。

作为文秘人员,多写多练固然重要,但每次拟稿时,还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律,也是写文章责任心强的一种表现。文章频改,工夫自出。事实上,多一次认真修改,就多一份写作的体验,就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员,要有高度的责任感,,养成修改文章的良好的良好习惯,虚心听取领导和同志们的意见,克服怕人挑“刺”的思想,对每一篇文章反复推敲,精思细改,这样写作能力才能迅速地提高。