行政文秘的基础内容

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2021-03-28

文秘在企业中是一个重要岗位,文秘是指经过学习,掌握公关与文秘专业的基本理论与基本知识,熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作能力、能熟练地从事文书、秘书事务等工作。下面是小编为您精心整理的行政文秘的基础内容。

行政文秘基础内容篇一

行政助理:

行政助理的工作内容以公司运营保障为主,工作内容较多元化,但较基础

文书写作、档案管理,

熟练使用操作办公自动化设备,包括计算机、打印机、传真机、复印机等;

有良好的文字表达能力,有一定英语基础,具备较强的听说能力

工作效率高,条理性强,具有叫强的应变能力,并具有团队合作精神

负责办公用品的保管领用工作,办公设备的日常维护工作

助人事行政经理完成部门的相关工作,以及其它总裁交办的工作

.协助办公设备及办公环境的维持及维护;

结算各项行政费用;

负责相关文档管理工作;

其他日常行政支持性工作。

协助行政经理完成公司行政事务管理;

2、参与公司绩效管理、考勤等工作;

3、参与公司行政、采购事务管理.

细心,耐心,有亲和力,语言和沟通的能力

1、文件、档案、资料的整理、分类、归档、记录;

2、电话记录、打印文件、复印资料;

3、日常报表的收集、整理、汇总、传递、上报;

4、遇突发事件,紧急联系相关负责人,协助解决;

5、收发邮件、信件,及时转交相关人员;

6、上情下达,下情上传;

7、工作(包括:公司内部信息、资料、文件、人事、档案、会议内容、计算机信息、财务等)

8、处理各部门人员的报帐事宜,审核、汇总、传递工作;

9、协调各部门人事关系,使之工作能顺利、高效完成;

10、完成上级管理层交付的临时工作;

11、保持工作环境整洁、干净等。

文秘工作职责

一、负责人事处文秘、公章管理。

二、开具各种信函(包括行政介绍信、证明等)和干部(工人)调动 通知。

三、负责各种文件和通知的收发和督办工作。

四、负责本部门的信访接待和日常事务工作。

五、负责人事档案和文书档案的管理工作。

六、协助做好人事统计报表的统计工作。

七、负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作。

八、做好本部门计生、安全保卫、保密等工作。

九、完成处领导交办的其他工作。

行政文秘基础内容篇二

在一个企业中,文秘工作具有十分重要的作用,相关政策法规的宣传贯彻、老总的指令、公司的决策、企业的理念、员工的声音,规章制度、信息传递、社交关系、沟通联络等等,都会在文秘工作中体现出来。换句话说,企业文秘工作对内,在一定程度上可证明企业的实力,尤其是体现企业的文化底蕴,规范化运作程度;对外,可以扩大企业知名度,展示企业形象。为什么这样说呢?以文秘工作中最基本的部分——公文为例,一份好的公文,对受文单位来说影响重大,如果是质量较高的报告或请示类上行公文,可引起上级的高度重视,如果是通知、规定之内的下行公文,可发挥较好的指导监督作用;如果是公函、倡议、挑战书之类的平行公文,受文者一定不会等闲视之,而会慎重对待。当然,好的公文不仅是内容,形式也很重要。形式即格式,一般说来,公文的格式是相对固定的,如果我们的公文格式不规范,内容再好也会影响到受文单位或个人的接受程度,最起码第一印象就不好,一是认为发文单位不正规,其二是认为不严肃,对受文单位不尊重,特别是上行文,有些一看就不规范的公文,也许上级领导连看都不会看,或者看一眼就扔在垃圾桶里了。谁还愿为你解决问题和矛盾?由此可见,企业文秘工作对于企业的发展和壮大息息相关。

文秘工作范围较广,包括公文写作、公文处理、档案管理等等。这里的学问很深,大学里有专门的学科,我们没有时间和精力、也没有必要去深究,从我们的工作实际出发,只肤浅地探讨一下我们平时所涉及的文秘工作。

行政文秘基础内容篇三

需要具备的能力:

(一)较高的文字水平

秘书人员工作中的一个重要任务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟文稿。因此,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚,文体广博,这为文字工作者提供了良好的条件。但是,写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内内容,并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践,熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平。要注意文风的改革,培养洗炼的文字表达能力。

(二)较强的组织能力

现代的秘书人员,既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才,也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者,而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求,秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力,就无法把工作搞好。对此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点,统筹安排工作。

(三)准确的判断能力

皮贝克(美国人才代征聘专家)说:“最重要的才能莫过于能作出正确的判断,而这种特殊才能将是电脑永远无法取代的。”为了实现领导的指示,商务秘书必须正确领会领导意图。不论是日常的还是突然而来的工作,商务秘书必须从各个角度对问题进行思考和分析,尽快地作出判断,准确无误地应付,或者当机立断地去做,不致出现失误或漏洞。艾科卡 (美国企业界的传奇人物,美国克莱斯勒汽车公司总裁)说过:“如果你已经有了95%的资料,但想再取得其余的5%,却还得花费六个月。到了那时,市场行情已经变了,你的资料也过时了。生活的全部要点就是:选择时机。”可见在如今的“商战”中,商务秘书成熟敏捷的判断力更为重要。

(四)敏捷的应变能力

秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。

(五)广泛的社交能力

当前,社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先,社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次,社交是办事的辅助。秘书人员办理公务,联系事务,自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径,克服阻力,提高办事效率。

(六)掌握外语的能力

随着市场国际化的发展和企业规模的扩大,越来越多的管理者要到国外进行投资、经济管理或进行国际贸易交际、商务谈判,签订合同等,这就要求商务秘书具备一定的外语能力。现在即使是没有涉外经济业务的企业,也要求商务秘书人员掌握1一2门外语,能够利用外语阅读或查阅资料,并熟练掌握外语会话、写作的能力。

(七)计算机操作能力

美国在线公司总裁史蒂夫,凯斯说:“当多数人上网时,这会以前所未有的方式让人掌握主动权。他们随时都能获得有关他们关心问题的信息,这会在一个比较完善的市场为他们提供比较完善的信息。”商务秘书需要阅读、收集大量信息,或进行日常事务处理,或进行复杂的计算,都离不开计算机。利用网络可以实现资源共享,快捷地了解世界经济发展的现状,节约人力和时间。随着电子商务的兴起和发展,不断提高计算机操作能力对商务秘书而言是大势所趋。

(八)创新能力

创新能力也是21世纪检验各类人才素质高低的一个重要尺度。商务秘书的创新能力,是指创造性地贯彻领导意图,为领导工作提供最佳服务的能力。商务秘书参谋作用发挥如何,在很大程度上取决于其创新能力的强弱。美国学者、管理专家加里·哈梅尔曾说:“崭新的思想是为公司也为自己创造财富的唯一途径。”没有创新的意识,没有创新的思维,没有创新的胆略,是不可能为领导决策提供有价值的参谋建议的。

(九)运用WTO规则的能力

WTO的核心是一整套进行国际经济贸易往来的游戏规则体系,是一种崇尚公平、开放、规范竞争的规则网络。中国加入WTO后,如何适应新的游戏规则下的竞争,并运用这些规则参与竞争,是必须首先解决的关键问题。中国企业在这一方面的能力还很薄弱,龙永图曾对此感慨地说:“入世后我们最大的风险不是开放,而是不熟悉规则”。作为商务秘书,应清晰地了解加入WTO对本企业到底面临哪些机遇和挑战,甚至游刃有余地运用规则。在尽可能短的时间内提高自身熟悉规则、运用规则的能力是使自己在竞争中获胜的法宝之一。